KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Akcja Panda Claus 2026

Niniejsza informacja stanowi wypełnienie obowiązku z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej jako: „RODO”).

1. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem danych osobowych pozyskiwanych w związku ze zgłoszeniem dziecka oraz udziałem w Akcji Panda Claus 2026 jest Fundacja Panda Team im. Michałka Tarachowicza z siedzibą w Poznaniu, os. Bolesława Śmiałego 38/26, 60-682 Poznań, KRS: 0000936220 (dalej jako: „Fundacja”).

Fundacja jest również administratorem danych osobowych zgłaszanego dziecka przekazanych przez jego rodzica lub opiekuna prawnego w związku z udziałem w Akcji.

2. Jak możesz skontaktować się z administratorem Twoich danych osobowych?

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem możesz skontaktować się z Fundacją drogą pisemną lub poprzez adres e-mail:

kontakt@pandateam.pl

Polecamy kontakt z administratorem w szczególności w przypadku, w którym chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw, tj. prawa dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – także prawa do wycofania zgody.

3. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe?

Fundacja będzie przetwarzać dane osobowe rodzica lub opiekuna prawnego oraz zgłoszonego dziecka w następujących celach:

• przyjęcia i obsługi zgłoszenia dziecka do Akcji Panda Claus 2026;
• weryfikacji spełnienia warunków udziału określonych w Regulaminie Akcji;
• kontaktu z rodzicem lub opiekunem prawnym w sprawach związanych ze zgłoszeniem i przebiegiem Akcji;
• organizacji i prawidłowego przeprowadzenia Akcji;
• przygotowania listów do publikacji i ich obsługi;
• organizacji realizacji prezentów;
• przygotowania, oznaczenia, nadania oraz doręczenia przesyłek;
• zapewnienia bezpieczeństwa, uczciwości i prawidłowego przebiegu Akcji;
• rozpatrywania pytań i zgłoszeń dotyczących Akcji.

Podstawą prawną powyższego przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Fundacji, polegający na organizacji i prawidłowym przeprowadzeniu Akcji Panda Claus, zapewnieniu jej bezpieczeństwa oraz umożliwieniu realizacji jej celu, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Fundacja może ponadto przetwarzać dane:

• w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Fundacji, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania będzie prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na możliwości ustalania i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Publikacja imienia i wieku dziecka, zdjęcia lub skanu jego listu oraz przygotowanego do publikacji opisu historii dziecka odbywa się na podstawie odrębnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Jakie kategorie danych osobowych będziemy przetwarzać?

Fundacja może przetwarzać w szczególności następujące dane rodzica lub opiekuna prawnego:

• imię i nazwisko;
• numer telefonu;
• adres e-mail;
• adres zamieszkania lub inne dane niezbędne do prawidłowego dostarczenia przesyłki;
• dane i informacje przekazane w formularzu oraz w toku kontaktu z Fundacją;
• dane związane z organizacją i realizacją Akcji Panda Claus oraz wysyłką prezentu.

W odniesieniu do zgłaszanego dziecka Fundacja może przetwarzać w szczególności:

• imię;
• wiek;
• informację o tym, kogo dziecko straciło;
• informację dotyczącą czasu, jaki upłynął od śmierci tej osoby;
• informacje zawarte w opisie historii dziecka;
• zdjęcie lub skan listu dziecka;
• informacje o wskazanych przez dziecko prezentach lub marzeniach;
• inne dane przekazane w formularzu, jeżeli są niezbędne do zweryfikowania spełnienia warunków udziału w Akcji.

Fundacja stosuje zasadę minimalizacji danych. Prosimy o nieprzekazywanie informacji, które nie są potrzebne do udziału w Akcji, w szczególności szczegółowych informacji dotyczących zdrowia, diagnoz, leczenia, terapii lub innych szczególnie prywatnych danych dziecka albo innych żyjących osób, jeżeli Fundacja wyraźnie o nie nie prosi.

5. Kto może mieć dostęp do danych i komu możemy je przekazywać?

Do danych osobowych dostęp mogą mieć pracownicy, współpracownicy, członkowie organów Fundacji oraz wolontariusze zaangażowani w organizację Akcji Panda Claus, w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im zadań.

Dotyczy to w szczególności wolontariuszy:

• sprawdzających i weryfikujących zgłoszenia oraz listy;
• przygotowujących materiały do publikacji;
• koordynujących realizację Akcji;
• przygotowujących, sortujących i pakujących prezenty;
• zajmujących się logistyką i wysyłką przesyłek;
• wykonujących inne zadania niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia Akcji.

Osoby te otrzymują dostęp wyłącznie do takiego zakresu danych, jaki jest konieczny do wykonania powierzonych im obowiązków, oraz działają na podstawie stosownych upoważnień do przetwarzania danych osobowych i są zobowiązane do zachowania poufności.

Fundacja stosuje zasadę ograniczonego dostępu do danych – nie każda osoba zaangażowana w Akcję otrzymuje dostęp do pełnego formularza ani wszystkich informacji o dziecku i jego rodzinie.

Ponadto do danych mogą mieć dostęp osoby i podmioty zapewniające działanie, utrzymanie i serwis systemów oraz rozwiązań informatycznych stosowanych przez Fundację.

W zależności od charakteru sprawy Fundacja może również przekazywać dane:

• dostawcom usług informatycznych, hostingowych, poczty elektronicznej oraz systemów służących do obsługi formularzy i Akcji;
• operatorom pocztowym, kurierskim i logistycznym – w zakresie niezbędnym do przygotowania i doręczenia przesyłki;
• podmiotom świadczącym na rzecz Fundacji usługi księgowe, rachunkowe, archiwizacyjne, prawne lub doradcze – jeżeli będzie to konieczne;
• pełnomocnikom, ubezpieczycielom Fundacji i doradcom Fundacji, jeżeli będzie to konieczne dla ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Dane kontaktowe i adresowe rodzica, opiekuna prawnego oraz dziecka nie są publikowane i co do zasady nie są przekazywane Darczyńcom realizującym listy.

Po wyrażeniu odpowiedniej zgody publicznie dostępne mogą być wyłącznie informacje wskazane w jej treści, w szczególności imię i wiek dziecka, zdjęcie lub skan jego listu oraz przygotowany do publikacji opis historii.

6. Czy przekazujemy dane poza Europejski Obszar Gospodarczy i do organizacji międzynarodowych?

W związku z korzystaniem przez Fundację z usług dostawców systemów informatycznych, usług internetowych lub mediów społecznościowych może dojść do przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, będzie ono następowało wyłącznie na zasadach dopuszczonych przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub z zastosowaniem innych wymaganych prawem zabezpieczeń.

W przypadku publikacji informacji na stronach internetowych lub w mediach społecznościowych należy mieć na uwadze, że opublikowane dane mogą być dostępne dla użytkowników internetu również spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

7. Przez jaki okres będziemy przechowywać dane?

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do organizacji, przeprowadzenia i zakończenia Akcji Panda Claus 2026.

Po zakończeniu Akcji dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do:

• rozliczenia i udokumentowania przeprowadzonej Akcji;
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Fundacji;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami – do czasu upływu właściwych terminów ich przedawnienia.

Dane oraz materiały przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody będą przetwarzane przez okres wskazany w treści zgody lub do czasu jej wcześniejszego wycofania, chyba że dalsze przechowywanie określonych informacji będzie dopuszczalne na innej podstawie prawnej.

Fundacja nie będzie przechowywać pełnego zakresu danych dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

8. Jakie przysługują Ci prawa?

W związku z tym, że Fundacja przetwarza dane osobowe, przysługuje Ci szereg praw. W celu skorzystania z tych praw lub uzyskania dodatkowych informacji zachęcamy do kontaktu z Fundacją.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Fundacji.

Na skutek sprzeciwu Fundacja zaprzestanie przetwarzać dane osobowe, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Prawo dostępu do danych

Masz prawo do żądania dostępu do danych osobowych, w tym w szczególności informacji o tym, czy Fundacja przetwarza dane, o zakresie posiadanych danych, celach ich przetwarzania, kategoriach odbiorców oraz – o ile jest to możliwe – planowanym okresie przechowywania danych.

Masz również prawo do uzyskania kopii danych, z zastrzeżeniem zasad określonych w obowiązujących przepisach prawa.

Prawo do sprostowania danych

Masz prawo żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych oraz, z uwzględnieniem celów przetwarzania, uzupełnienia danych niekompletnych.

Prawo do usunięcia danych

Masz prawo żądania usunięcia danych, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek przewidzianych w RODO, w szczególności jeżeli:

• a) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub były przetwarzane;
• b) została cofnięta zgoda, na której opierało się przetwarzanie, a Fundacja nie ma innej podstawy prawnej dalszego przetwarzania;
• c) został wniesiony skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania;
• d) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• e) dane muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych

Masz prawo żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych przez RODO, w szczególności:

• a) jeżeli kwestionujesz prawidłowość danych – na okres pozwalający Fundacji sprawdzić ich prawidłowość;
• b) jeżeli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiasz się usunięciu danych, żądając zamiast tego ograniczenia ich wykorzystywania;
• c) jeżeli Fundacja nie potrzebuje już danych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• d) w przypadku wniesienia sprzeciwu – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Fundacji są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

Prawo do wycofania zgody

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, masz prawo wycofać ją w każdym czasie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W przypadku Akcji Panda Claus cofnięcie zgody na publikację listu, imienia, wieku lub opisu historii dziecka może skutkować brakiem możliwości dalszego udziału dziecka w Akcji, ponieważ udostępnienie tych informacji Darczyńcom jest elementem jej organizacji.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych jest niezgodne z RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane rodzica lub opiekuna prawnego otrzymujemy bezpośrednio od osoby wypełniającej formularz zgłoszeniowy oraz w toku późniejszego kontaktu z Fundacją.

Dane zgłaszanego dziecka otrzymujemy od jego rodzica lub opiekuna prawnego oraz z przesłanego zdjęcia lub skanu listu dziecka.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak podanie danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne do zgłoszenia dziecka oraz organizacji udziału w Akcji Panda Claus 2026.

Brak zgody na publikację informacji i materiałów niezbędnych do przedstawienia listu Darczyńcom uniemożliwi udział dziecka w Akcji.

10. Czy będziesz podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu?

Fundacja nie będzie podejmować decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałoby wobec Ciebie lub zgłaszanego dziecka skutki prawne lub w podobny sposób znacząco wpływało na Waszą sytuację.

Decyzja dotycząca zakwalifikowania zgłoszenia do Akcji jest podejmowana przez osoby zaangażowane w jej organizację na podstawie zasad określonych w Regulaminie Panda Claus 2026.