REGULAMIN ZGŁASZANIA DZIECI DO AKCJI „PANDA CLAUS 2026”

§ 1. Organizator i cel Akcji

Organizatorem akcji „Panda Claus 2026”, zwanej dalej „Akcją”, jest Fundacja Panda Team im. Michałka Tarachowicza z siedzibą w Poznaniu, zwana dalej „Organizatorem” lub „Fundacją”.
Panda Claus jest świąteczną akcją społeczną skierowaną do dzieci i młodzieży doświadczających żałoby po śmierci mamy, taty, brata, siostry lub opiekuna prawnego.
W ramach Akcji dzieci przygotowują listy do Panda Clausa zawierające ich świąteczne marzenia. Zakwalifikowane listy są następnie publikowane przez Organizatora, aby Darczyńcy mogli wybrać list, który chcieliby zrealizować.
Celem Akcji jest sprawienie dzieciom radości w okresie świątecznym oraz pokazanie im, że także w czasie żałoby wokół nich może istnieć wspierająca społeczność.
Akcja jest organizowana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Akcja jest w znacznej części przygotowywana i obsługiwana przez wolontariuszy Fundacji.
Niniejszy Regulamin określa zasady zgłaszania dzieci do Akcji przez ich rodziców lub opiekunów prawnych. Zasady udziału Darczyńców określa odrębny regulamin.

§ 2. Kto może zostać zgłoszony do Akcji

Do Akcji może zostać zgłoszone dziecko, które w dniu dokonania zgłoszenia:
- a) nie ukończyło 18. roku życia;
- b) doświadcza żałoby po śmierci: mamy, taty, brata, siostry albo opiekuna prawnego.
Do Akcji nie kwalifikuje doświadczenie śmierci innych członków rodziny lub innych bliskich osób, w szczególności babci, dziadka, cioci, wujka, kuzynostwa, przyjaciela lub innej osoby bliskiej, jeżeli nie była ona opiekunem prawnym dziecka.
Kryterium udziału w Akcji jest doświadczenie żałoby po śmierci jednej z osób wymienionych w ust. 1. Sama choroba dziecka, jego rodzica, rodzeństwa lub innej osoby bliskiej, również choroba onkologiczna, nie stanowi podstawy do udziału w Akcji w 2026 roku.
Udział dziecka lub rodziny w poprzednich edycjach Panda Claus nie oznacza automatycznego zakwalifikowania do edycji 2026.
Zgłoszenia dziecka dokonuje jego rodzic lub opiekun prawny, zwany dalej „Opiekunem”.
Jeden Opiekun może zgłosić więcej niż jedno dziecko, jeżeli każde z nich spełnia warunki określone w niniejszym Regulaminie. Dla każdego dziecka należy wypełnić oddzielny formularz.
Udział w Akcji jest dobrowolny i bezpłatny.

§ 3. Zgłoszenie dziecka

Warunkiem zgłoszenia dziecka do Akcji jest:
- a) przygotowanie przez dziecko listu do Panda Clausa;
- b) wykonanie czytelnego zdjęcia lub skanu listu;
- c) prawidłowe i kompletne wypełnienie formularza zgłoszeniowego;
- d) dołączenie zdjęcia lub skanu listu do formularza;
- e) zaakceptowanie niniejszego Regulaminu oraz wymaganych w formularzu oświadczeń i zgód.
List powinien zostać przygotowany przez dziecko samodzielnie, odpowiednio do jego wieku i możliwości.
Jeżeli dziecko nie potrafi jeszcze pisać albo z innych przyczyn ma trudność z samodzielnym przygotowaniem listu, Opiekun może mu pomóc. Zachęcamy jednak, aby dziecko samo ozdobiło list, przygotowało rysunek lub w inny sposób nadało mu osobisty charakter.
List przygotowany w całości komputerowo może nie zostać zakwalifikowany do Akcji.
Prosimy również o niekorzystanie z gotowych, drukowanych szablonów listów do Świętego Mikołaja. Zależy nam na tym, aby każdy list miał możliwie osobisty charakter.
Zgłoszenia przyjmowane są do 2 listopada 2026 roku do godziny 23:59, z zastrzeżeniem limitu zgłoszeń określonego poniżej.
Organizator zakłada przyjęcie do Akcji maksymalnie 200 listów dzieci. Ze względu na możliwości organizacyjne, logistyczne oraz wolontariacki charakter Akcji Organizator zastrzega sobie prawo do zakończenia naboru przed terminem wskazanym w ust. 6, jeżeli limit ten zostanie osiągnięty.
Po osiągnięciu limitu Organizator może zamknąć lub zablokować formularz zgłoszeniowy, uniemożliwiając przesyłanie kolejnych zgłoszeń.
Jeżeli z przyczyn technicznych lub ze względu na dużą liczbę zgłoszeń przesyłanych w tym samym czasie liczba otrzymanych formularzy przekroczy zakładany limit, Organizator zastrzega sobie prawo do niezakwalifikowania zgłoszeń przekraczających możliwości organizacyjne Akcji.
Samo skuteczne przesłanie formularza, w szczególności w okresie zbliżania się do limitu zgłoszeń, nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem dziecka do Akcji. O zakwalifikowaniu zgłoszenia decyduje Organizator po jego sprawdzeniu pod kątem zgodności z niniejszym Regulaminem.
Organizator może zdecydować o przyjęciu większej liczby niż 200 listów, jeżeli pozwolą na to możliwości organizacyjne Akcji. Nie stanowi to jednak zobowiązania Organizatora do zwiększenia limitu.
Organizator może również zmienić termin przyjmowania zgłoszeń, w szczególności wydłużyć albo skrócić nabór. Informacja o wcześniejszym zamknięciu formularza lub zmianie terminu zostanie opublikowana na stronie Akcji.

§ 4. Dane osobowe w liście dziecka

Zdjęcie lub skan listu dziecka będzie przeznaczony do publikacji w internecie.
Z tego powodu w liście nie wolno umieszczać danych pozwalających na identyfikację dziecka, jego rodziny ani innych osób, z wyjątkiem imienia dziecka oraz jego wieku.
W szczególności w liście nie należy podawać:
- a) nazwiska dziecka;
- b) nazwisk członków rodziny;
- c) adresu zamieszkania;
- d) numeru telefonu;
- e) adresu e-mail;
- f) nazwy lub adresu szkoły, przedszkola albo innej placówki;
- g) nazw użytkowników lub profili w mediach społecznościowych;
- h) numerów dokumentów, numerów identyfikacyjnych lub innych danych o podobnym charakterze;
- i) dokładnych danych dotyczących miejsca zamieszkania, leczenia, nauki lub pobytu dziecka;
- j) danych osobowych osób trzecich;
- k) innych informacji, które w połączeniu z treścią listu pozwalałyby łatwo ustalić tożsamość dziecka lub jego rodziny.
Przed przesłaniem listu Opiekun ma obowiązek sprawdzić, czy nie zawiera on danych, o których mowa powyżej.
Jeżeli Organizator zauważy takie dane, może według swojej decyzji:
- a) zasłonić lub usunąć odpowiedni fragment przed publikacją;
- b) poprosić Opiekuna o przesłanie poprawionego listu;
- c) nie zakwalifikować listu do Akcji, jeżeli jego bezpieczna publikacja nie będzie możliwa.
Dane kontaktowe i adresowe wpisywane przez Opiekuna w odpowiednich polach formularza zgłoszeniowego służą do obsługi Akcji i nie są publikowane razem z listem dziecka.

§ 5. Opis historii dziecka

Elementem formularza zgłoszeniowego jest opis historii dziecka.
Opis będzie publikowany razem z listem lub przy prezentacji listu na stronie Akcji.
Opis jest ważnym elementem zgłoszenia. Pozwala Darczyńcom poznać dziecko i jego historię oraz może pomóc w podjęciu decyzji o wyborze właśnie tego listu do realizacji.
Opis powinien być zgodny z prawdą.
Może zawierać w szczególności informacje o:
- a) wieku dziecka;
- b) tym, kogo dziecko straciło;
- c) czasie, jaki upłynął od śmierci;
- d) sytuacji dziecka i jego rodziny przedstawionej w takim zakresie, w jakim Opiekun chce się nią podzielić;
- e) zainteresowaniach, pasjach i charakterze dziecka;
- f) tym, co jest dla dziecka ważne;
- g) powodach, dla których wskazane w liście marzenie ma dla dziecka szczególne znaczenie.
Nie wymagamy szczegółowego opisywania okoliczności śmierci ani przekazywania informacji intymnych. Opis powinien dawać Darczyńcy potrzebny kontekst, ale jednocześnie chronić prywatność i godność dziecka oraz jego rodziny.
W opisie nie należy umieszczać nazwisk, dokładnych adresów, numerów telefonów, nazw szkół ani innych informacji pozwalających łatwo zidentyfikować dziecko lub jego rodzinę.
Organizator może dokonać korekty redakcyjnej opisu przed publikacją, w szczególności:
- a) poprawić oczywiste błędy;
- b) skrócić opis;
- c) usunąć dane osobowe;
- d) usunąć informacje zbyt szczegółowe, mogące naruszać prywatność lub bezpieczeństwo dziecka albo innych osób;
- e) dostosować opis do sposobu prezentowania listów na stronie Akcji.
Dokonywane przez Organizatora zmiany nie powinny zmieniać zasadniczego sensu historii przekazanej przez Opiekuna.

§ 6. Marzenia i prezenty wskazane w liście

Maksymalna łączna wartość prezentu realizowanego dla jednego dziecka w ramach Akcji wynosi 300 zł.
Dziecko może wskazać w swoim liście jedno albo kilka różnych marzeń.
Jeżeli dziecko wskazuje w liście kilka rzeczy, należy wyraźnie oznaczyć jedną z nich jako „główne marzenie”, czyli prezent, na którym dziecku zależy najbardziej.
Wartość głównego marzenia nie może przekraczać 300 zł.
Główne marzenie stanowi podstawowy prezent przewidziany do realizacji w ramach Akcji. Darczyńca wybierający dany list powinien w pierwszej kolejności zrealizować właśnie główne marzenie. Jeżeli nie jest w stanie go zrealizować, powinien wybrać inny list.
Pozostałe rzeczy wskazane przez dziecko w liście mają charakter dodatkowych propozycji. Darczyńca nie ma obowiązku kupowania wszystkich rzeczy wymienionych w liście.
Organizator nie gwarantuje, że dziecko otrzyma wszystkie dodatkowe przedmioty wskazane w liście.
Prezenty wskazane w liście powinny być łatwo dostępne do zakupu w Polsce, w szczególności w polskich sklepach stacjonarnych lub internetowych, oraz możliwe do zamówienia i dostarczenia w standardowym terminie.
Nie należy wskazywać produktów, których zakup wymaga zamówienia bezpośrednio w zagranicznym sklepie lub serwisie, sprowadzenia ich z zagranicy, a także produktów znajdujących się w długiej przedsprzedaży, wykonywanych na specjalne zamówienie lub z innych przyczyn trudno dostępnych w Polsce.
Przed przesłaniem zgłoszenia Opiekun powinien sprawdzić aktualną dostępność oraz orientacyjną cenę wskazanych prezentów w Polsce.
Prezent musi być możliwy do bezpiecznego przesłania za pomocą Paczkomatu InPost i mieścić się w maksymalnych parametrach gabarytu C, tj. 41 × 38 × 64 cm i do 25 kg.

§ 7. Czego nie wolno umieszczać w listach

W ramach Akcji nie mogą być realizowane prośby dotyczące:
- a) żywych zwierząt;
- b) kart podarunkowych, voucherów i kart przedpłaconych;
- c) broni lub jej elementów;
- d) materiałów pirotechnicznych, wybuchowych albo łatwopalnych;
- e) przedmiotów szczególnie niebezpiecznych;
- f) produktów, których sprzedaż lub przekazywanie osobom małoletnim jest zabronione albo ograniczone;
- g) rzeczy niezgodnych z prawem;
- h) przedmiotów lub treści naruszających godność innych osób, promujących przemoc, nienawiść, dyskryminację lub zachowania nieodpowiednie dla wieku dziecka;
- i) przedmiotów wielkogabarytowych;
- j) przedmiotów przekraczających maksymalny gabaryt przesyłki określony w § 6;
- k) przedmiotów wyjątkowo delikatnych, kruchych albo szczególnie podatnych na uszkodzenie w transporcie;
- l) produktów, których nie można zgodnie z prawem lub zasadami przewoźnika wysłać zwykłą przesyłką;
- m) gotówki lub przekazów pieniężnych.
Organizator może odmówić publikacji konkretnej prośby albo poprosić Opiekuna o jej zmianę, jeżeli uzna, że:
- a) jest niezgodna z niniejszym Regulaminem;
- b) jej realizacja może być niebezpieczna;
- c) może naruszać prawo lub prawa innych osób;
- d) jest niemożliwa albo nadmiernie utrudniona do realizacji w ramach organizacji Akcji;
- e) nie odpowiada charakterowi Akcji.

§ 8. Publikacja listów i wybór przez Darczyńców

Listy zakwalifikowane do Akcji mogą zostać opublikowane na stronie internetowej Akcji pandaclaus.pl oraz w kanałach komunikacyjnych Fundacji, w tym w social mediach.
Przy liście mogą zostać opublikowane:
- a) imię dziecka;
- b) wiek dziecka;
- c) zdjęcie lub skan jego listu;
- d) przygotowany na podstawie formularza opis historii dziecka.
Dane kontaktowe i adresowe Opiekuna nie są publikowane.
Darczyńcy będą mogli wybierać spośród dostępnych listów te, które chcą zrealizować.
Zakwalifikowanie dziecka do Akcji ani opublikowanie jego listu nie oznacza gwarancji znalezienia Darczyńcy.
Organizator podejmie działania mające na celu znalezienie Darczyńców dla możliwie największej liczby dzieci, jednak nie może zagwarantować, że wszystkie opublikowane listy zostaną wybrane.
Organizator nie może również zagwarantować, że wszystkie marzenia wskazane w konkretnym liście zostaną zrealizowane.
Jeżeli realizacja wybranego listu nie dojdzie do skutku, Organizator może podjąć próbę znalezienia innego Darczyńcy lub innego rozwiązania.
Organizator nie ma obowiązku finansowania niezrealizowanych prezentów ze środków własnych Fundacji.

§ 9. Weryfikacja zgłoszeń

Zgłaszając dziecko do udziału w Akcji, Opiekun oświadcza, że informacje podane w formularzu są zgodne z jego najlepszą wiedzą ze stanem faktycznym.
Organizator opiera udział w Akcji przede wszystkim na zaufaniu do Opiekunów dokonujących zgłoszeń.
Organizator nie wymaga standardowo przedstawienia aktu zgonu ani podobnego dokumentu.
W przypadku pojawienia się uzasadnionych wątpliwości dotyczących zgłoszenia Organizator może jednak poprosić Opiekuna o:
- a) wyjaśnienie lub uzupełnienie informacji;
- b) złożenie dodatkowego oświadczenia;
- c) przedstawienie informacji albo dokumentu pozwalającego zweryfikować spełnienie warunków udziału w Akcji, w zakresie adekwatnym do powstałych wątpliwości.
Organizator może odmówić zakwalifikowania zgłoszenia albo wycofać je z Akcji w szczególności w przypadku:
- a) niespełnienia warunków określonych w Regulaminie;
- b) podania informacji niezgodnych z prawdą;
- c) podania istotnie niekompletnych danych;
- d) braku odpowiedzi na prośbę Organizatora o wyjaśnienie lub uzupełnienie zgłoszenia;
- e) braku możliwości potwierdzenia spełnienia kryteriów Akcji w sytuacji powstania uzasadnionych wątpliwości;
- f) wielokrotnego zgłoszenia tego samego dziecka;
- g) naruszenia prywatności, praw lub bezpieczeństwa dziecka albo innych osób;
- h) próby wykorzystania Akcji w sposób sprzeczny z jej celem;
- i) zachowania wobec wolontariuszy, Darczyńców, pracowników lub współpracowników Fundacji naruszającego ich bezpieczeństwo, godność lub dobra osobiste;
- j) innych poważnych okoliczności powodujących, że udział zgłoszenia zagrażałby prawidłowemu, uczciwemu lub bezpiecznemu przebiegowi Akcji.
Organizator może wycofać zgłoszenie również po jego wcześniejszym zakwalifikowaniu, jeżeli okoliczności uzasadniające taką decyzję ujawnią się później.
Jeżeli będzie to możliwe, Organizator poinformuje Opiekuna o wycofaniu zgłoszenia za pomocą adresu e-mail podanego w formularzu.

§ 10. Finał Akcji i wysyłka prezentów

Finał organizacyjny Akcji Panda Claus 2026 planowany jest na 4–5 grudnia 2026 roku.
Organizator będzie dokładał starań, aby po finale wszystkie przygotowane paczki zostały nadane dzieciom możliwie szybko.
Celem Organizatora jest dostarczenie paczek przed Świętami Bożego Narodzenia 2026 roku.
Termin doręczenia przed Świętami ma jednak charakter planowany i nie stanowi gwarancji doręczenia przesyłki do 24 grudnia 2026 roku.
Na termin realizacji i dostarczenia prezentu mogą wpływać okoliczności niezależne od Organizatora, w szczególności:
- a) termin przekazania prezentu przez Darczyńcę;
- b) opóźnienia przewoźnika;
- c) zwiększona liczba przesyłek w okresie przedświątecznym;
- d) awarie systemów lub infrastruktury;
- e) zaginięcie lub uszkodzenie przesyłki;
- f) błędne albo nieaktualne dane przekazane przez Opiekuna;
- g) inne zdarzenia pozostające poza faktyczną kontrolą Organizatora.
W przypadku wystąpienia problemów dotyczących przesyłki Organizator, w zakresie swoich możliwości, podejmie działania służące wyjaśnieniu sytuacji z Darczyńcą lub przewoźnikiem.
W wyjątkowych sytuacjach prezent może zostać dostarczony po Świętach Bożego Narodzenia.
Organizator nie jest sprzedawcą ani producentem produktów zakupionych przez Darczyńców.

§ 11. Obowiązki Opiekuna

Opiekun ma obowiązek podać w formularzu prawdziwe, kompletne i aktualne informacje.
Szczególnie ważne jest prawidłowe wpisanie:
- a) imienia i nazwiska Opiekuna;
- b) adresu e-mail;
- c) numeru telefonu;
- d) danych wymaganych do prawidłowego doręczenia przesyłki;
- e) pozostałych informacji wymaganych w formularzu.
Przed wysłaniem formularza Opiekun powinien dokładnie sprawdzić poprawność wszystkich danych.
Jeżeli po zgłoszeniu dziecka dane ulegną zmianie, Opiekun powinien niezwłocznie poinformować o tym Organizatora.
Organizator nie odpowiada za brak możliwości realizacji lub prawidłowego dostarczenia przesyłki wynikający z podania przez Opiekuna błędnych, niepełnych lub nieaktualnych danych, w zakresie, w jakim Organizator nie miał możliwości zapobieżenia takim skutkom.
Opiekun zobowiązuje się nie podejmować prób samodzielnego kontaktowania się z Darczyńcą realizującym list jego dziecka, chyba że Organizator wyraźnie ustali inaczej.

§ 12. Kontakt z zespołem Panda Claus

Oficjalnym kanałem kontaktu w sprawach dotyczących zgłoszeń do Panda Claus jest adres: pandaclaus@pandateam.pl
Ze względu na skalę Akcji oraz jej w dużej mierze wolontariacki charakter prosimy o kierowanie wszystkich spraw dotyczących Panda Claus wyłącznie na wskazany adres.
W szczególności prosimy:
- a) nie kontaktować się telefonicznie z Fundacją w sprawach dotyczących statusu zgłoszeń lub realizacji listów;
- b) nie wysyłać wiadomości na prywatne profile członków zespołu Fundacji;
- c) nie kierować pytań dotyczących Panda Claus przez prywatne wiadomości w mediach społecznościowych;
- d) nie wysyłać tego samego zapytania jednocześnie kilkoma kanałami.
Wiadomości dotyczące Akcji kierowane innymi kanałami mogą nie zostać przekazane osobom odpowiedzialnym za Panda Claus i mogą pozostać bez odpowiedzi.
Zespół odpowiada na wiadomości w miarę możliwości organizacyjnych. Ze względu na wolontariacki charakter obsługi Akcji odpowiedź nie zawsze będzie możliwa natychmiast.

§ 13. Zgoda na publikację i wykorzystanie listu

Warunkiem udziału dziecka w Akcji jest zgoda Opiekuna na publikację:
- a) zdjęcia lub skanu listu dziecka;
- b) imienia dziecka;
- c) wieku dziecka;
- d) opisu historii przygotowanego do publikacji na podstawie zgłoszenia.
Opiekun oświadcza, że jest uprawniony do dokonania zgłoszenia dziecka i udzielenia zgód niezbędnych do przeprowadzenia Akcji.
W zakresie, w jakim list dziecka stanowi utwór chroniony prawem autorskim, Opiekun działający w imieniu dziecka udziela Organizatorowi nieodpłatnej i niewyłącznej licencji na jego wykorzystanie w celu:
- a) przeprowadzenia Akcji Panda Claus;
- b) publikowania i prezentowania listu Darczyńcom;
- c) informowania o przebiegu Akcji;
- d) promowania Akcji i działań Fundacji związanych z Panda Claus;
- e) dokumentowania oraz sprawozdawczości dotyczącej Akcji.
Licencja obejmuje w szczególności:
- a) utrwalanie i zwielokrotnianie listu w postaci cyfrowej oraz drukowanej;
- b) publikację na stronach internetowych Organizatora;
- c) publikację w mediach społecznościowych Organizatora;
- d) wykorzystanie w materiałach informacyjnych, promocyjnych i sprawozdawczych dotyczących Panda Claus;
- e) publiczne udostępnianie w internecie.
Organizator może wykonywać niezbędne zmiany techniczne i redakcyjne, w szczególności:
- a) kadrować zdjęcie lub skan;
- b) zmieniać jego rozmiar;
- c) poprawiać jakość obrazu;
- d) zasłaniać dane osobowe;
- e) publikować fragment listu;
- f) umieszczać list w oprawie graficznej Akcji.
Organizator nie będzie celowo dokonywać zmian wypaczających sens wypowiedzi dziecka lub przedstawiających je w sposób naruszający jego godność.

§ 14. Dane osobowe i ochrona prywatności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z Akcją jest Fundacja Panda Team im. Michałka Tarachowicza z siedzibą w Poznaniu, os. Bolesława Śmiałego 38/26, 60-682 Poznań, zwana dalej „Administratorem”.
Administrator przetwarza dane osobowe Opiekuna oraz zgłoszonego dziecka wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia Akcji Panda Claus.
Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:
- a) przyjęcia zgłoszenia dziecka do Akcji;
- b) weryfikacji spełnienia warunków udziału określonych w Regulaminie;
- c) kontaktu z Opiekunem w sprawach dotyczących zgłoszenia i przebiegu Akcji;
- d) przygotowania listu do publikacji;
- e) umożliwienia Darczyńcom wyboru listu do realizacji;
- f) organizacji realizacji marzenia dziecka;
- g) przygotowania, nadania i doręczenia przesyłki;
- h) zapewnienia prawidłowego, uczciwego i bezpiecznego przebiegu Akcji;
- i) rozpatrywania pytań, zgłoszeń, reklamacji oraz ewentualnych roszczeń;
- j) dokumentowania, rozliczenia i archiwizacji Akcji;
- k) publikacji danych i materiałów dotyczących dziecka w zakresie określonym niniejszym Regulaminem i objętym odpowiednią zgodą Opiekuna.
W związku z udziałem w Akcji Administrator może przetwarzać w szczególności:
- a) imię i nazwisko Opiekuna;
- b) adres e-mail Opiekuna;
- c) numer telefonu Opiekuna;
- d) dane adresowe i inne dane niezbędne do dostarczenia przesyłki;
- e) imię i wiek dziecka;
- f) informację o tym, kogo dziecko straciło;
- g) informację o czasie, jaki upłynął od śmierci tej osoby;
- h) informacje zawarte w opisie historii dziecka;
- i) zdjęcie lub skan listu dziecka;
- j) informacje przekazywane Administratorowi w toku korespondencji dotyczącej Akcji;
- k) inne dane konieczne do zweryfikowania spełnienia warunków udziału, jeżeli ich pozyskanie okaże się uzasadnione w związku z powstałymi wątpliwościami.
Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji konkretnego celu Akcji.
Opiekun nie powinien przekazywać Fundacji danych, o które Organizator nie prosi i które nie są niezbędne do przeprowadzenia Akcji.
W szczególności Opiekun powinien unikać przekazywania szczegółowych informacji dotyczących:
- a) stanu zdrowia fizycznego lub psychicznego dziecka albo innych żyjących osób;
- b) diagnoz medycznych;
- c) leczenia lub terapii;
- d) niepełnosprawności;
- e) sytuacji rodzinnej lub osobistej wykraczającej poza informacje potrzebne do przedstawienia historii dziecka;
- f) innych informacji o szczególnie prywatnym charakterze.
Jeżeli przekazanie określonej informacji jest potrzebne do wyjaśnienia sytuacji dziecka, należy ograniczyć jej zakres do minimum niezbędnego do realizacji Akcji.
W liście dziecka ani w opisie przeznaczonym do publikacji nie wolno umieszczać danych pozwalających na bezpośrednią identyfikację dziecka, jego rodziny lub innych osób, z wyjątkiem imienia i wieku dziecka.
W szczególności nie należy publikować:
- a) nazwiska dziecka;
- b) nazwisk członków rodziny;
- c) dokładnego adresu zamieszkania;
- d) numeru telefonu;
- e) adresu e-mail;
- f) nazwy lub adresu szkoły, przedszkola albo innej placówki;
- g) nazw użytkowników w mediach społecznościowych;
- h) numerów dokumentów lub numerów identyfikacyjnych;
- i) innych danych, które samodzielnie lub w połączeniu z pozostałymi informacjami mogłyby umożliwić łatwą identyfikację lub ustalenie miejsca pobytu dziecka.
Przed przesłaniem zgłoszenia Opiekun ma obowiązek sprawdzić, czy list i opis historii dziecka nie zawierają informacji, które nie powinny zostać upublicznione.
Organizator ma prawo, przed publikacją materiałów:
- a) usunąć dane osobowe;
- b) zasłonić fragment zdjęcia lub skanu;
- c) zanonimizować informacje;
- d) skrócić lub zredagować opis;
- e) usunąć informacje nadmiernie szczegółowe;
- f) poprosić Opiekuna o przesłanie poprawionej wersji materiału,
jeżeli jest to konieczne dla ochrony prywatności, godności lub bezpieczeństwa dziecka albo innych osób.
W ramach Akcji publicznie mogą być udostępniane wyłącznie:
- a) imię dziecka;
- b) wiek dziecka;
- c) zdjęcie lub skan listu dziecka;
- d) przygotowany do publikacji opis historii dziecka.
Dane takie jak nazwisko Opiekuna, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania i dane potrzebne do wysyłki nie są publikowane razem z listem dziecka.
Opiekun przed dokonaniem zgłoszenia powinien, odpowiednio do wieku i stopnia dojrzałości dziecka, wyjaśnić mu, że jego list oraz krótki opis jego historii mogą zostać opublikowane w internecie w ramach Akcji Panda Claus, oraz uwzględnić zdanie dziecka w tym zakresie.
Organizator nie publikuje wizerunku dziecka w ramach zgłoszenia do Panda Claus, chyba że odrębnie uzyska odpowiednie zgody wymagane obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi zasadami Fundacji.
Dostęp do niepublicznych danych Opiekuna i dziecka mają wyłącznie osoby, dla których jest on niezbędny do realizacji powierzonych im zadań oraz które zostały upoważnione do ich przetwarzania zgodnie z zasadami obowiązującymi w Fundacji.
Zakres dostępu do danych jest ograniczany do minimum koniecznego do wykonania konkretnego zadania.
Osoby zaangażowane w Akcję, w tym wolontariusze, nie otrzymują dostępu do pełnych danych dziecka ani jego rodziny, jeżeli dostęp taki nie jest niezbędny do wykonania powierzonych im czynności.
W szczególności osoba przygotowująca lub pakująca prezent nie musi posiadać dostępu do pełnego opisu historii dziecka, danych dotyczących straty ani innych informacji o szczególnie prywatnym charakterze.
Dane adresowe mogą zostać udostępnione wyłącznie osobom i podmiotom, które potrzebują ich do organizacji i doręczenia przesyłki.
Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Organizatora w prowadzeniu Akcji, w szczególności:
- a) dostawcom systemów informatycznych i formularzy;
- b) podmiotom obsługującym strony internetowe i pocztę elektroniczną;
- c) podmiotom świadczącym usługi hostingowe;
- d) operatorom logistycznym, pocztowym i kurierskim;
- e) podmiotom świadczącym usługi prawne lub informatyczne,
wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji określonego celu i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Dane kontaktowe i adresowe dziecka oraz Opiekuna co do zasady nie są przekazywane Darczyńcy. Kontakt dotyczący realizacji listu odbywa się za pośrednictwem Organizatora, chyba że w konkretnej sytuacji istnieje uzasadniona potrzeba zastosowania innego rozwiązania i odpowiednia podstawa prawna do przekazania danych.
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i rozliczenia Akcji, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo konieczny do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.
Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie określonych danych jest wymagane na innej podstawie prawnej.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Cofnięcie zgody na publikację listu, imienia dziecka, wieku lub opisu historii może spowodować brak możliwości dalszego udziału dziecka w Akcji, jeżeli publikacja tych informacji jest konieczna do znalezienia Darczyńcy i realizacji listu.
Jeżeli list został już wybrany przez Darczyńcę, prezent został zakupiony, przekazany Organizatorowi albo rozpoczęto proces wysyłki, cofnięcie zgody lub rezygnacja z udziału może nie powodować automatycznego cofnięcia czynności, które zostały już zgodnie z prawem wykonane.
Osobie, której dane dotyczą, przysługują, w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy, prawa do:
- a) dostępu do danych osobowych;
- b) sprostowania danych;
- c) usunięcia danych;
- d) ograniczenia przetwarzania;
- e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
- f) przenoszenia danych, jeżeli prawo to znajduje zastosowanie;
- g) wycofania zgody w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
- h) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie danych wymaganych w formularzu jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić zgłoszenie dziecka lub prawidłowe przeprowadzenie Akcji.
W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem: rodo@pandateam.pl oraz z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@pandateam.pl
Szczegółowe informacje dotyczące podstaw prawnych poszczególnych operacji przetwarzania, okresów przechowywania danych, odbiorców danych oraz sposobu realizacji praw osób, których dane dotyczą, znajdują się w Klauzuli informacyjnej RODO – Panda Claus 2026, udostępnionej przy formularzu zgłoszeniowym.
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, Polityką Ochrony Danych Fundacji Panda Team im. Michałka Tarachowicza oraz obowiązującymi w Fundacji zasadami ochrony dzieci.

§ 15. Zmiany w Akcji

Organizator może zmienić harmonogram, sposób przeprowadzenia lub zasady organizacyjne Akcji, jeżeli będzie to konieczne z przyczyn:
- a) organizacyjnych;
- b) technicznych;
- c) prawnych;
- d) związanych z bezpieczeństwem;
- e) niezależnych od Organizatora.
Organizator może również zawiesić, skrócić, przełożyć albo odwołać Akcję, jeżeli wystąpią okoliczności uniemożliwiające jej prawidłowe lub bezpieczne przeprowadzenie.
Informacja o istotnej zmianie dotyczącej Akcji zostanie opublikowana na stronie internetowej Akcji.
Jeżeli zmiana będzie miała bezpośredni wpływ na już zakwalifikowane zgłoszenia, Organizator w miarę możliwości poinformuje o niej zainteresowanych Opiekunów również za pomocą danych kontaktowych podanych w formularzu.

§ 16. Postanowienia końcowe

Opiekun przed wysłaniem zgłoszenia ma obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem.
Przesłanie formularza wymaga zaakceptowania Regulaminu.
Opiekun może zrezygnować z udziału dziecka w Akcji, kontaktując się z Organizatorem na adres pandaclaus@pandateam.pl.
Jeżeli przed rezygnacją list został już zarezerwowany przez Darczyńcę, prezent został zakupiony, przekazany Organizatorowi albo rozpoczęto jego wysyłkę, możliwość cofnięcia skutków zgłoszenia może być ograniczona ze względu na etap realizacji Akcji.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego.
Regulamin jest dostępny nieodpłatnie na stronie internetowej Akcji.
Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania przez Organizatora.